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淺談如何做好博物館檔案管理工作

檔案管理工作，作為博物館管理工作的重要組成部分，面對社會的發(fā)展， 出現(xiàn)了許多亟待研究和解決的新情況、新問題。博物館的檔案管理工作者，只有堅持科學規(guī)范的管理制度、認真嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L、與時俱進的創(chuàng)新精神，才能適應形勢的需要，才能走上檔案管理法制化的道路，才能充分發(fā)揮檔案特有的價值。

一、博物館檔案管理工作的作用

博物館的檔案記錄了博物館的誕生和成長，記錄了一代又一代博物館工作者奮斗、拼搏、創(chuàng)新的光輝形象?？梢哉f，從設立博物館開始，檔案管理工作就始終圍繞著博物館的中心工作，并為其和其他的各項工作提供服務，發(fā)揮了非常重要的作用。

1．收集整理工作

目前，博物館檔案管理可分為普通檔案管理和機要檔案管理，各博物館都擁有豐富的館藏檔案。以中國革命博物館為例，原存檔檔案共計93箱，約2300余盒，包括工作檔案、臨展檔案、國務院文件等。而像山東省棲霞市牟氏莊園管理處只是一個縣級博物館，存檔檔案也達到 12箱，約118盒。這些檔案全面準確地記錄了各博物館在不同的歷史時期所發(fā)生的各類重大事件以及博物館組織機構的調整變化等等，生動地反映了博物館的成長歷程。

2．檔案利用工作

用檔案提供服務是檔案管理的根本所在，也是檔案工作的立身之本，只有把服務工作搞好了才能使檔案事業(yè)發(fā)展的路子越走越寬。博物館檔案室經常協(xié)助其他部門查閱檔案資料，例如博物館的精品展覽申報、館藏資產評估以及與其他單位發(fā)生訴訟糾紛等各項工作提供了確鑿有力的憑證。

二、博物館檔案管理中存在的問題

1．  博物館檔案管理工作意識淡化

博物館陳列展覽、藏品保管和社會教育等主要業(yè)務工作的快速發(fā)展，獲得了博物館管理者更多的關注，而對博物館檔案管理工作的重要性則被淡化了，而一些博物館檔案管理工作者自身對檔案管理缺乏足夠的認識，認為這項工作可有可無，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感和良好的職業(yè)道德，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而工作存在缺位現(xiàn)象，導致博物館檔案管理工作在管理方式新舊交替的進程中遇到障礙。

2．博物館檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃

近幾年，博物館檔案管理工作雖然進行了一系列諸如達標升級之類的實質性考核，但達標以后，就出現(xiàn)后勁不足，缺少長期性和連續(xù)性的管理，再加上部分領導干部對博物館檔案的重要作用的認識不足，對檔案綜合管理的參與程度不夠，造成了博物館檔案工作有領導，無計劃；有任務，無落實；有形式，無效果。博物館檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃。

3．博物館檔案管理工作缺乏規(guī)范性管理手段

當前博物館檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是博物館檔案收集不規(guī)范。以棲霞市博物館文物檔案為例，有關文物的檔案包括文物收藏檔案、文物保管檔案、文物展陳檔案、文物修復檔案、文物借展檔案等，這些檔案分屬文物科、陳列科、辦公室等不同的部門進行收集管理，各部門之間各司其職，按照不同的工作方式進行記錄、收集、整理的相關檔案之間無法進行綜合利用。二是博物館檔案整理不規(guī)范。由于博物館中檔案業(yè)務人員的專業(yè)素質參差不齊，在立卷過程中不按照檔案規(guī)范立卷；三是檔案綜合管理力度不夠?；鶎硬┪镳^大多受藏品、人才、資金及領導等條件的制約，各項軟性的管理工作開展起來就會比較困難；四是檔案利用不規(guī)范。博物館檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，手續(xù)不完備，造成了借出的檔案經常沒有按期歸還或長時間不歸還，甚至遺失。

三、 解決博物館檔案工作存在問題的對策

1．增強檔案意識，堅持規(guī)范建檔

我們基層博物館一定要增強檔案意識，只有這樣博物館檔案工作才能做到因地制宜靈活有效。博物館檔案要全面反映博物館的各類信息，應包括博物館藏品檔案、陳列展覽檔案、資料檔案等，以每一件器物或每一個展覽為基本建檔單元，包括每一件文物的狀態(tài)及變化特征，及每個展覽與外部環(huán)境之間的聯(lián)系。通過收集、整理各項資料，詳細甄別分類，確保資料的準確性和完整性。博物館檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與博物館發(fā)展的貼近度，根據(jù)發(fā)展需要，可編寫《組織機構沿革》《陳列展覽精品展》《文物藏品精品匯編》等資料，更好地發(fā)揮博物館檔案的服務作用和應盡的職能。

2.加強培訓力度，努力提高博物館檔案管理人員的素質，建立健全相關管理制度

一是要明確博物館檔案管理負責人、檔案員的崗位職責，形成覆蓋全館的檔案管理機制。二是要堅持統(tǒng)一領導、分散建檔、集中備案的原則，按照完整、準確、翔實的要求，按照規(guī)范、標準的原則整理歸卷、立卷，把博物館檔案整合為相互獨立，又不可分割的整體，最大限度地提高博物館檔案工作的檔次。三是要加大檔案工作規(guī)范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進行考核，使立卷的檔案內容能夠科學分類、流程清晰、檢索方便，實現(xiàn)最大程度保存文物歷史信息的目的。

3.搞好博物館檔案的信息化建設，做好博物館檔案的研究和利用

電子信息時代的到來給檔案管理帶來新的革命，我們檔案工作者很大一部分時間是直接通過電腦網絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸。我們要借助系統(tǒng)本身的局域網絡，實現(xiàn)檔案信息資源共享。博物館人和檔案工作者不應只停留在保管檔案上，還要進一步研究利用。我們必須有計劃、按標準，在加強檔案研究工作的同時，不斷地摸索，善于總結經驗，使檔案的潛在價值發(fā)揮到最大。